Informace o zpracování osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů členů a funkcionářů BD U MUZEA
Správce: Bytové družstvo U MUZEA, se sídlem Čsl. armády 338/98, 434 01 Most.
Kontaktní osoba: Mgr. Petra Kováčová, člen BD.
BD zpracovává jakožto správce osobní údaje členů BD, funkcionářů BD, osobní údaje nájemníků, kteří nejsou členy BD a osobní údaje dodavatelů služeb nebo jejich zaměstnanců.
Tato informace o zpracování osobních údajů členů BD slouží ke splnění informační povinnosti dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR). Bude vyvěšena v členské sekci webových stránek a na domovní nástěnce. Členové BD s ní rovněž budou seznámeni v rámci nejbližší členské schůze.
Osobní údaje členů bytového družstva
Zpracování osobních údajů členů bytového družstva vychází z právní povinnosti, z plnění smlouvy a oprávněného zájmu bytového družstva nebo 3.osob
Účelem zpracování je evidenční povinnost, správa domu a pozemku, nájemní smlouva a stanovy (správa domu a pozemku), péče řádného hospodáře, ochrana majetku 3. osob
Rozsah osobních údajů:
- jméno a příjmení
- rodné příjmení
- titul
- datum narození
- adresa trvalého bydliště
- adresa pro doručování
- členství (den vzniku a zániku, členský vklad – výše a rozsah plnění, spoluvlastníci družstevního podílu (údaj o manželce/ovi)
- užívání bytu (číslo bytu, počet členů domácnosti)
- číslo bankovního účtu, SIPO (zejm. ve výpisech bankovního účtu BD)
- platby (evidence plateb, přeplatků a nedoplatků z vyúčtování záloh, bankovní účet, SIPO, předpis nájemného, celková výše záloh)
- rozúčtování služeb (náměry a odečty spotřeby tepla a vody, počty osob, plocha a umístění bytu)
- insolvence (zahájení insolvenčního řízení, schválení oddlužení, prohlášení konkurzu)
- exekuce (nařízení výkonu rozhodnutí nebo exekuce)
- podnájemníci (údaje o podnájemnících, žádost člena o souhlas s podnájmem)
- informace v zápisech ze schůzí orgánů BD
Osobní údaje funkcionářů BD, které jsou zpracovávány.
Zpracování osobních údajů členů bytového družstva vychází z právní povinnosti, z plnění smlouvy a oprávněného zájmu bytového družstva nebo 3.osob
Účelem zpracování jsou povinnosti bytového družstva, stanovení a odvod daní a pojistného, smlouva o výkonu funkce, péče řádného hospodáře, ochrana majetku 3. osob
Rozsah osobních údajů:
- jméno a příjmení
- rodné příjmení
- rodné číslo
- datum a místo narození
- titul
- adresa trvalého bydliště
- adresa pro doručování
- výkon funkce (datum vzniku a zániku funkce)
- rodinný stav (údaje o manželce/ovi)
- údaje pro stanovení daně z příjmů
- odměna za výkon funkce (výše odměny, bankovní účet)
- údaje nezbytné pro zápis do veřejného rejstříku
Osobní údaje dodavatelů služeb nebo jejich zaměstnanců, které jsou zpracovávány.
Zpracování osobních údajů dodavatelů služeb nebo jejich zaměstnanců vychází z právní povinnosti a plnění smlouvy, jíž je subjekt údajů jednou ze stran.
Účelem zpracování jsou pak povinnosti bytového družstva, stanovení a odvod daní, péče řádného hospodáře, ochrana majetku 3. osob
Rozsah osobních údajů:
- jméno a příjmení
- sídlo
- IČ
- Bankovní účet
Činnosti zpracování, právní titul a doba zpracování osobních údajů:
- vedení seznamu členů BD (jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, informace o bytě, informace o počtu osob v bytě) – plnění právní povinnosti (po dobu, kdy je subjekt členem BD)
- zpracování zápisů ze schůzí orgánů BD (jméno, příjmení, informace týkající se subjektu údajů prezentované na schůzi) – plnění právní povinnosti (po dobu existence BD)
- uzavírání nájemních smluv k družstevním bytům (jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, datum narození) – plnění právní povinnosti, uzavření a plnění smlouvy (po dobu trvání nájemního vztahu a dále po dobu tří let, případně po dobu, dokud nejsou vypořádány vzájemná práva a povinnosti)
- vyúčtování plateb za nájem a služby spojené s nájmem bytu (jméno, příjmení, údaje o počtu osob v bytě, údaje o bytě, údaje o platbách a službách – spotřeby, číslo bankovního účtu) – plnění právní povinnosti, uzavření a plnění smlouvy (po dobu, kterou ukládá zákon k evidenci účetních dokladů)
- řešení havárií (jméno, příjmení, telefon) – ochrana oprávněného zájmu správce a třetí osoby (po dobu členství v BD)
- informování členů BD o schůzích BD a dalších důležitých informacích spojených s fungováním BD a se správou domu (jméno, příjmení) – (do ukončení členství v BD)
- zápis funkcionářů BD do veřejného rejstříku – plnění právní povinnosti – (do doby provedení zápisu do příslušného rejstříku)
Předávání osobních údajů:
Údaje jsou předávány pouze zpracovatelům, kteří mají své místo podnikání či sídlo v České republice, jedná se zejména o dodavatele účetních služeb a správcovskou firmu zúčtovávající spotřebu vody, topení apod.
Práva subjektu údajů:
Ten, koho se údaje týkají má právo na přístup k údajům, tedy zejména na sdělení, jaké údaje o něm zpracováváme, dále na opravu zejména v případě, že by údaje byly nepřesné, případně na likvidaci osobních údajů, pokud by pominul důvod jejich zpracování
V Mostě, dne 21. listopadu 2019
Bc. René Kováč, předseda