Obec Kalenice

Základní informace o pověřenci:

Název:                                 Svazek obcí středního Pootaví

Adresa:                               Katovice, Husovo nám. 5 IČ 70520097

Kancelář:                            Palackého nám. 190, 386 01 Strakonice

Kontaktní osoba:             Miluše Tlapáková, mob: 607 123 213, e-mail: uc.tlap@email.cz

V Kalenicích, dne 22.5.2018                                                                                      

                                                                                                              Josef Zábranský, starosta

                                                                                                              Obec Kalenice

                                                                                                              Kalenice 29

                                                                                                              387 16 Volenice

ORGANIZAČNÍ ŘÁD

Platnost a účinnost dnem

V souladu s ustanovením § 102 odst. 2 písm. o) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších změn a doplnění (dále jen „zákon o obcích“), schvaluje zastupitelstvo obce Kalenice tento organizační řád, který je závazný pro všechny zaměstnance obce zařazené do obecního úřadu.

Čl. 1

Základní ustanovení

Organizační řád obecního úřadu (dále jen „úřad“) stanoví zásady činnosti a řízení úřadu, rozsah pravomocí, povinností a odpovědností zaměstnanců úřadu.

Čl. 2.

Postavení a působnost úřadu

Postavení a působnost úřadu upravuje zákon o obcích. V samostatné působnosti plní úřad úkoly uložené zastupitelstvem obce, napomáhá činnosti výborů zastupitelstva obce. V přenesené působnosti plní úřad úkoly svěřené obci v oblasti státní správy a vyplývající ze zvláštních zákonů.

Čl. 3

Organizační struktura úřadu

Úřad tvoří starosta, místostarosta a ostatní zaměstnanci obce zařazení do úřadu.

Společné úkoly

1. příprava a obstarání podkladů pro jednání zastupitelstva obce

2. zpracování návrhů vnitřních předpisů a právních předpisů obce

3. poskytování informací, dat a podkladů potřebných pro rozhodovací činnost

4. poskytování informací veřejnosti v souladu s platnými právními předpisy

5. odborné vedení příspěvkových organizací zřízených obcí

6. výkon státní správy na úsecích vymezených zvláštními zákony

7. vyřizování stížností, oznámení, podnětů a peticí v rozsahu své působnosti

8. příprava podkladů pro projednávání žádostí občanů zastupitelstvem obce

9. poskytování informací a pomoci výborům zastupitelstva obce

Čl. 4

Označování a podepisování písemností

1. Písemnosti vyhotovené orgánem obce v samostatné působnosti se označují uvedením slov „Obec Kalenice“.

2. Všechny písemnosti vyhotovené orgánem obce v přenesené působnosti, s výjimkou nařízení obce, se označují slovy „Obecní úřad Kalenice“.

3.  Písemnosti vyhotovené v rámci samostatné působnosti podepisuje starosta, příp. jím pověřený zaměstnanec. Ve věcech výkonu státní správy na svěřeném úseku podepisuje  rozhodnutí a jiné písemnosti starostou určená oprávněná úřední osoba.

4. Obec používá razítko s označením „Obec Kalenice“ nebo „Obecní úřad Kalenice“ v případech, kdy zvláštním zákonem není stanoveno povinné užívání úředního razítka se státním znakem.

Čl. 5

Vedoucí zaměstnanci úřadu

1. V čele úřadu stojí starosta. Starosta plní úkoly statutárního orgánu zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů vůči zaměstnancům obce zařazených do obecního úřadu.

Čl. 6

Vztahy úřadu k jiným orgánům veřejné správy

1. Úřad spolupracuje k ústředními a územními správními úřady při zabezpečování úkolů v samostatné působnosti i přenesené působnosti, zejména v oblastech rozvoje a využití území, dodržování veřejného pořádku a zákonnosti, rozvoje podnikání, krizového řízení, bezpečnosti a ochrany obyvatel a majetku, sociální a zdravotní péče.

2. Úřad je oprávněn požadovat bezplatné poskytnutí údajů a informací od státních orgánů pro výkon svých působností. Je povinen na požádání bezplatně poskytovat údaje a informace pro výkon působnosti státních orgánů a podklady pro přezkum a kontrolní řízení.

Čl. 7

Práva a povinnosti zaměstnanců obce zařazených do úřadu

Základní práva a povinnosti zaměstnanců vyplývají především ze zákoníku práce, tohoto organizačního řádu úřadu a pracovního řádu.

Čl. 8

Obsah činnosti

• podatelna – příjem a odesílání písemností, vedení kompletního systému spisové služby, elektronické podatelny a datových schránek

• evidence přijatých a vydaných faktur

• zajištění podkladů pro jednání zastupitelstva obce a zajištění doručení jejím členům

• vyřizování stížností a petic občanů

• archivace písemností obce a úřadu – systematické ukládání písemností, inventarizace a skartace

• zajištění informovanosti občanů – poskytování informací v souladu se zákonem, hlášení rozhlasem, místní zpravodaj, kopírování

• zajištění a organizace všech druhů voleb, příp. místního referenda – příprava podkladů k volbám,  materiální zajištění průběhu voleb

• zabezpečení krizového plánování – evidence kontaktů krizových štábů, účast na řešení krizových situací v obci

• majetek obce a péče o něj – zajištění komplexní správy nemovitého majetku, jeho nabývání, pronájem, prodej, kontrola, příprava podkladů a zajišťování nabývacích dokladů k nemovitostem za účelem převodu nemovitostí jiných vlastníků na obec, zajišťování veškerých převodů nemovitého majetku obce

• zajišťování změny územně plánovací dokumentace obce

• plnění úkolů na úseku životního prostředí – ochrana přírody a krajiny, povolovací proces týkající se kácení stromů, vodního hospodářství a ovzduší

• fakturace vodného a stočného a jeho evidence

• zajištění výkonu státní správy na úseku komunikací a silničního hospodářství – správní řízení týkající se komunikací

• stavební agenda – jednoduchá evidence, vydávání vyjádření ke stavbám, účast na stavebních jednáních, povolování zřízení vjezdu k domům, povolování zvláštního užívání komunikací a chodníků

• evidence bytových spisů, nájemní smlouvy

• příjem a evidence hlášení ztrát a nálezů

• zajištění průběžné aktualizace úřední desky, včetně elektronické – vyvěšování, snímání a evidence vyvěšovaných úředních listin, vyhlášek, odesílání vyhlášek po snímání správním orgánům

• zajištění kompletní agendy CzechPOINT

• evidence čísel popisných a vydávání rozhodnutí o přidělení čísla popisného

• komplexní evidence obyvatel – aktualizace registru občanů obce

• účetnictví obce, rozpočet obce – kompletní účetnictví obce, evidence faktur a jejich úhrada, vystavování faktur, inventarizace majetku, rozpočet obce – podklady pro schválení, rozpočtová opatření a závěrečný účet obce, vypracování daňových přiznání na daň z příjmů právnických osob, statistické hlášení

• pokladna – výběr hotovosti od občanů, proplácení dokladů v hotovosti, vedení pokladního deníku, evidence místních poplatků, exekuční řízení na úseku místních poplatků

• mzdová a personální agenda – zpracování a výplata mezd zaměstnanců, kompletní evidence osobních spisů zaměstnanců, ukládání mzdových a personálních archiválií

• evidence revizních zpráv k zařízením obce, evidence kontrolních prověrek na úseku bezpečnosti práce a požární ochrany, zajištění proškolování všech zaměstnanců v této oblasti, dohled nad termíny revizí plynu, elektřiny, tlakových nádob, hasicích přístrojů, hromosvodů

• evidence písemností a výkazů týkajících se odvozu tuhého komunálního odpadu a separovaného odpadu v obci, zajištění spolupráce se svozovou firmou

• vydávání povolení kulturních akcí – evidence žádostí, vyjádření k žádostem, kontrola výpočtu plateb a evidence plateb ze vstupného

• kultura, cestovní ruch a propagace – příprava všech kulturních akcí, aktualizace www stránek obce, spolupráce v rámci Svazku obcí středního Pootaví

Čl. 9

Informační prostředky

1. Úřad zřizuje na místě veřejně přístupném po dobu 24 hodin úřední desku a zajišťuje vyvěšování, snímání a opatřování listin doložkou o platnosti právního jednání. Obsah úřední desky se zveřejňuje také způsobem umožňující dálkový přístup.

2. Informace jsou dále zveřejňovány v elektronické podobě na elektronické adrese www.obeckalenice.estranky.cz.

Čl. 10

Ustanovení společná a závěrečná

1. Organizační řád a jeho změny schvaluje zastupitelstvo obce.

2. Organizační řád nabývá účinnosti dnem schválení.

Schváleno zastupitelstvem obce Kalenice dne 19.5.2018

  Josef   Z á b r a n s k ý  - starosta

Vnitřní VV

VVVnitřní směrnice o ochraně osobních údajů o ochraně osobních údajů

Určeno: Obec  Kalenice
Platnost a účinnost: od 25. 5. 2018

1. Úvod

1.1. Tato směrnice je vydávána za účelem konkretizace povinností vyplývajících obci z nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen Nařízení).

2. Základní pojmy

2.1. Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace, která se týká určené nebo určitelné fyzické osoby.

2.2. Subjektem údajů je ten, o jehož údaje se jedná.

2.3. Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace s nimi činěná, tedy včetně jejich zobrazení, uložení v papírové podobě, přepsání do databáze, opravy, výmazy apod.

3. Základní zásady nakládání s osobními údaji

3.1. Obec zpracovává osobní údaje korektním a transparentním způsobem.

3.2. Obec před každým zpracováním osobních údajů stanoví účel a právní důvod tohoto zpracování.

3.3. Obec zpracovává osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytnou k danému účelu.

3.4. Obec zpracovává osobní údaje přesné a podle potřeby je aktualizuje.

3.5. Obec zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů.

4. Odpovědný zaměstnanec

4.1. Za oblast ochrany osobních údajů, včetně odpovídajícího nastavení procesů a vedení dokumentace souladu s Nařízením odpovídá starosta.

4.2. Odpovědnou osobou pro styk s Úřadem pro ochranu osobních údajů je pověřenec.

5. Informování subjektů údajů

5.1. Údaje, o které tento subjekt požádá, mu budou poskytnuty v písemné nebo elektronické podobě na základě dohody. Informace určené zaměstnancům budou přístupné na obci u zodpovědného pracovníka.

6. Přístup k osobním údajům

6.1. Požádá-li subjekt údajů o sdělení svých osobních údajů, ověří pověřený zaměstnanec totožnost žadatele, v případě písemné žádost, potvrdí totožnost žadatele na žádosti. Žádost je správce údajů povinen vyřídit do 30 dnů.

7. Zákonnost a účel zpracování

7.1. Pro každé zpracování stanoví obec účel zpracování. O účelu zpracování zasahující subjekty osobních údajů rozhoduje starosta, který též prověří právní důvod každého zpracování.

8. Nová zpracování

8.1. Zpracovatel, z jehož pracovních úkolů vyplynula potřeba provádět nová zpracování (včetně nového využití již zpracovávaných údajů), posoudí spolu se správcem oprávněnost účelu, nezbytný rozsahu údajů pro dané zpracování, dobu a způsob uchování a způsob informování subjektů údajů.

9. Přesnost údajů, právo na opravu a doplnění

9.1. Zpracovatel je povinen dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů.

9.2. Subjekt údajů má právo žádat opravu a doplnění osobních údajů, které se ho týkají.

9.3. Oznámí-li subjekt údajů (např. telefonicky nebo emailem), že osobní údaje, které se ho týkají, se změnily, vyzve ho zpracovatel k dodání podkladů k opravě, o provedení opravy ho informuje.

10. Zabezpečení osobních údajů

10.1. Zpracovatel je povinen zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, a to i po skončení zaměstnání.

10.2. Dále je zpracovatel povinen vyvarovat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů, nebo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům. Zejména, ale nikoliv pouze:

a) sdělovat jakékoliv osobní údaje jiné osobě, než která je subjektem údajů nebo je jejím zákonným zástupcem,

b) dovolit nepovolaným osobám nahlížet do listin, které nesou osobní údaje, nebo na obrazovku monitoru, kde jsou takové údaje zobrazeny,

c) sdělovat komukoliv svá přístupová hesla do sítě obecní úřadu.

10.3. Veškeré fyzické dokumenty, které obsahují osobní údaje zaměstnanci ukládají v místnostech, kam je zamezen přístup nepovolaných osob, v uzamčeném prostoru. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.

10.4. Pokud je pro plnění pracovních úkolů nezbytné vytvářet soubory s osobními údaji, ukládá je zpracovatel na předem určená místa na síťovém disku s omezenými přístupovými právy, a tyto soubory maže, jakmile je nepotřebuje /v souladu s archivačním a skartačním řádem/.

10.5. Žádný zaměstnanec obce soubory se seznamy osobních údajů nikdy nenahrává na přenosná soukromá média (ani na notebooky), neposílá emailem ani nevystavuje na webu obce. Výjimky povoluje správce /starosta/.

10.6. Správce sítě pravidelně posuzuje úroveň zabezpečení IT systémů (včetně systému uživatelských oprávnění) s ohledem na rizika pro subjekty osobních údajů, a v případě potřeby přijímá vhodná technická a organizační opatření, aby rizika zmírnil.

11.  Zrušení zabezpečení

11.1. Zjistí-li kterýkoli zaměstnanec obce, že došlo k porušení zabezpečení osobních údajů, případně úniku osobních údajů, neprodleně o tom podá zprávu správci /starostovi/.

11.2. Správce zkontaktuje pověřence osobních údajů a společně vyhodnotí riziko pro práva a svobody subjektů osobních údajů. Pokud vyhodnotí, že riziko existuje, ohlásí tuto skutečnost nejpozději do 72 hodin od porušení zabezpečení ÚOOÚ.

11.3. Pokud je riziko pro práva a svobody osob subjektů údajů vysoké, zejména pokud došlo k úniku hesel, odpovědný zaměstnanec vhodným způsob informuje dotčené osoby.

Josef Zábranský

    starosta obce