Umíte napsat správně email?
Pracovní i soukromá e-mailová komunikace je dnes natolik samozřejmá, že si bez ní většina lidí svůj každodenní život ani neumí představit.
Známe ale její zásady?
Především pracovní elektronická pošta by měla dodržovat korespondenční etiketu stejně jako kdysi takzvané úřední dopisy. Vždyť e-maily jsou naše vizitka.
Jak správně napsat dopis po internetu radí Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.
1. Měli bychom používat standardizovaný typ písma: v pracovním styku to jsou obvykle fonty arial nebo calibri, s velikostí písma 10 až 12.
2. Adresáta správně oslovujeme, především skloňujeme jeho jméno. Tedy nikoli Dobrý den, pane Novák, nýbrž pane Nováku.
3. Neměli bychom zapomínat pokaždé uvést předmět zprávy. Lidé, jimž píšeme, se tak můžou lépe rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Stručným a výstižným předmětem zprávy navíc adresátovi i sobě ušetříme čas při dohledávání zprávy v historii naší komunikace.
4. Zvlášť pracovní korespondence má být co nejstručnější. Pokud předpokládáme, že dopis bude obsahovat víc než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon.
5. Pozor na emoce a sarkasmus! Jestliže se už rozhodneme použít e-mail jako prostředek k řešení různých pracovních či osobních sporů, rozhodně nesedáme k psaní pod vlivem větších emocí. Také je lepší se zcela vyhnout sarkasmu a ironii, jelikož adresát by mohl snadno náš vtip či sdělení špatně pochopit. Riskujeme vznik nedorozumění, které pak budeme dlouho napravovat. Stejně tak používáme s citem emotikony.
6. Při hromadné korespondenci odpovídáme všem. V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce Odpovědět všem. Udržíme tím jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace. Jestliže však chceme dotyčnému sdělit něco, co není pro ostatní účastníky důležité, tak je do kopie neuvádíme. Vždyť nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.
7. Pozor na adresy v hromadných e-mailech, často je lepší volit slepou kopii! Jestliže připravujeme k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě veškeré adresáty, s výjimkou jediného, vložíme do takzvané skryté kopie. Naši zprávu dostanou všichni, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.
8. Neposíláme nadměrně velké přílohy. Velikost přiložených souborů by neměla přesáhnout 1 MB. Pokud potřebujeme poslat přílohu větší, použijeme FTP server nebo některé z internetových úložišť (například Uschovna.cz či Leteckaposta.cz). Další možnost je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR a tím podstatně zmenšit jejich velikost.
9. E-mail si před odesláním ještě dobře pročteme, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléháme na funkci kontrola pravopisu, neboť počítač často nějaké neznámé slovo „opraví“ a vyrobí nám tím v textu nesmysl. Nebo přepíše i známý výraz na jiný podobný, jelikož neumí rozlišovat jeho významy. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jsme původně zamýšleli napsat zprava.
Author: Táňa Tučková
1. Používejte správný typ písma
Při psaní e-mailů dbejte na standardizovaný typ písma, v pracovním písemném styku se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri s velikostí písma 10 - 12. Styl oficiální komunikace je součástí korporátní identity, která má být ucelená. Nezapomínejte na to, že e-mailová pošta je vaší vizitkou. Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti. Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku.Nikoli: Dobrý den, pane Novák.
2. Uvádějte vždy předmět zprávy
E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu. Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše pošta bude obsahovat více než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon.
3. Pozor na emoce a sarkasmus
Lidé leckdy používají e-mail jako prostředek k řešení různých vnitropodnikových sporů. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už jde o kolegu nebo nadřízeného. V každém případě je nevhodné vést korespondenci pod vlivem negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii. Osobně si můžete připadat chytří nebo zajímaví, ale adresát vašeho sdělení nemusí váš vtip stejným způsobem rozkódovat. Riskujete tak vznik nedorozumění.
4. Emotikony používejte s citem
Vyvarujte se rovněž familiérního stylu zpráv. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v mailu emotikony, nepůsobí to profesionálně. Zvláště pak v případě, napíšete-li „smajlíka“ do prvního mailu osobě, která zaujímá nadřízenou pracovní pozici. Lepší je počkat, až mezi adresátem a příjemcem povolí ledy, lépe se poznají a komunikace získá neformálnější tón, který vzejde „z druhé strany“. Za těchto okolností můžete zkusit emotikon použít.
5. Při hromadné korespondenci odpovídejte všem
V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce „odpovědět všem“. Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán. Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu „ano / ne“, která není pro ostatní účastníky důležitá, neuvádějte zbytek korespondentů do kopie. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.
6. Kdy používat při hromadné korespondenci slepou kopii
Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni adresáti, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.
7. Neposílejte nadměrně velké přílohy
Poměrně velkým úskalím při e-mailové komunikaci bývá velikost přiložených souborů, která by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť, které poskytují stránky jako Uschovna.cz či Leteckaposta.cz. Další možností je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR, jejich velikost bude znatelně menší.
8. Nespoléhejte na funkci kontrola pravopisu
Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo formální chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu. Tato pomůcka vás nemusí pokaždé upozornit například na slova, která jsou si na letmý pohled podobná, ale ve skutečnosti mají v e-mailu chybný tvar. V poště tak omylem zůstane například slovo „zpráva“, i když jste původně zamýšleli napsat „zprava“. Kontrola pravopisu navíc nemá v databázi všechny výrazy, když tudíž dané slovo nerozpozná, opraví ho pouze na nejbližší podobný termín. Správným významem se však už nezabývá.