Nabídka komplexní správu a převod B.J. do osobního vlastnictvi
18. 6. 2013
Zpracovatel nabídky - BD PRAGOSTAV
Identifikace organizace
Název: Bytové družstvo Pragostav
Sídlo: Praha 10 - Hostivař, PSČ 102 00, ul. Strašnická
1397/20
IČ: 00 03 48 43
DIČ: CZ 00 03 48 43
Registrace: V obchodním rejstříku vedeném Městským
soudem v Praze v oddíle Dr XCVIII, vložka 415
Bankovní spojení: ČSOB, a.s.,
pobočka Praha - Zahradní město
Švehlova 3125/10
Číslo účtu: 747147 / 0300
Statutární zástupce: Marek Adamec, předseda představenstva
Ing. Alena Benešová, místopředseda představenstva
Telefon: 234 717 805
FAX: 234 717 888
E-mail: pragostav@pragostav.cz
WWW: www.pragostav.cz
Kontaktní osoby:
Ing. Jiří Měšťan, ředitel
Telefon: 234 717 805, 603853038
E-mail: jiri.mestan@pragostav.cz
Romana Jedličková, asistentka ředitele
Telefon: 234 717 805, 737 203 272
E-mail: romana.jedlickova@pragostav.cz
2
Obsah
1. Stručně o firmě str. 3
2. Komunikace s klienty str. 4
3. Počet spravovaných jednotek str. 4
4. Služby, které nabízíme str. 4
5. Ostatní služby zajišťované správcem str. 7
6. Technické zajištění str. 7
7. Zajištění stavebního dozoru, převzetí stavby, reklamační řízení str. 8
8. Postup proti dlužníkům str. 8
9. Možné přednosti naší správy v porovnání s konkurencí str. 8
10. Ceny – způsob tvorby str. 9
11. Převzetí do správy str. 9
3
Nabídka správy
1. Stručně o firmě
Statutárním orgánem Bytového družstva Pragostav je představenstvo družstva, které má
sedm členů, ti jsou voleni nejvyšším orgánem družstva, shromážděním delegátů. Kontrolní
komise má tři členy a rovněž ji volí shromáždění delegátů. V čele družstva je předseda, kterého
volí členové představenstva. Běžnou činnost správy družstva organizuje a řídí ředitel družstva,
který současně plní úkoly vedoucího organizace. Výpis z obchodního rejstříku příloha č. 1.
Firma je ekonomicky stabilizovaná a nepotýká se s žádnými finančními problémy,
hospodaření s majetkem je na dobré úrovni. Výsledek hospodaření správy družstva od roku
1991 je každým rokem kladný. Patříme mezi firmy, které pravidelně veškeré doklady (Výkazy
zisku a ztrát, Rozvahy, zápisy ze shromáždění apod.) ukládají v souladu se zákonem ve sbírce
listin obchodního rejstříku .
Hospodaření družstva je pravidelně každoročně prověřováno auditorskou firmou BDO Prima,
s.r.o. V oblasti daní spolupracujeme s firmou BDO Prima Tax, s.r.o. Naše družstvo si nechalo
firmou BDO Prima IT s.r.o. prověřit používané informační technologie, s důrazem na
využívání SW a zejména na bezpečnost při počítačovém zpracování dat našich klientů. Firma
BDO je mezinárodně uznávaná firma, která patří mezi čtyři největší a nejlepší v rámci svého
oboru v ČR (www.bdo.cz).
Správa má 31 zaměstnanců a organizačně je rozdělena podle prováděných činností na útvary
ekonomický, služeb, provozní, právní a informatiky. Rozsah činností je prováděn v souladu s
Výpisem z živnostenského rejstříku, příloha č.2.
Správu zajišťujeme na základě uzavřené Smlouvy o obstarání správy společných částí domu
(vzor smlouvy viz. příloha č.3). Činnost jednotlivých útvarů je řízena obecně závaznými
předpisy a příkazy, resp. pokyny vypracovanými správou za účelem zajištění jednoznačných
postupů ve vztahu ke společenstvím vlastníků, družstvům, ale i jednotlivým uživatelům bytů.
V roce 2007 jsme získali certifikát ISO 9001:2001, prokazující efektivnost systému jakosti
managementu.
Vedoucí útvarů mají příslušné odborné vysokoškolské vzdělání. Ostatní pracovníci mají
požadované vzdělání středoškolské a odborné znalosti, včetně znalosti práce s moderními
informačními technologiemi. Důraz je kladen především na průběžné proškolování ve vztahu k
zákonům, normám, předpisům a novým technologiím.
Zaměstnanci družstva jsou pojištěni na profesní odpovědnost do výše 5 mil. Kč pro každého
zaměstnance. Pojištění na profesní odpovědnost, příloha č.3.
Od roku 2004, tj. od doby kdy provádíme správu domů pro samostatné právní subjekty,
necháváme ověřovat vedení účetnictví významnou auditorskou firmou BDO Prima, s.r.o. Vždy
bylo ve výroku auditora konstatováno, že účetní závěrka ve všech významných ohledech
podává věrný a poctivý obraz aktiv a pasiv o finanční situaci. Ověření je prováděno v souladu
s Mezinárodními auditorskými standardy a aplikačními doložkami Komory auditorů.
Podrobnější informace je možno získat na www.justice.cz-firma-sbírka listin
Z hlediska technického vybavení průběžně obměňujeme a inovujeme „Hardwarové“ a
„Softwarové“ technologie. Všichni pracovníci správy mají možnost komunikovat a předávat
informace kterémukoliv klientovi prostřednictvím elektronické pošty. Pro zajištění správy je
využíván Komplexní informační systém WAM S-3. Základní informace o BD Pragostav je
možno získat na adrese www.pragostav.cz. (kód pro vstup do „části pro klienty“ je
0071234567).
4
2. Komunikace s klienty
Komunikace s klienty je zajišťována telefonicky, e-mailovou korespondencí, nebo
prostřednictvím e-formuláře, umístěného na www.pragostav.cz / „kontaktujte nás“. E-formulář
je integrován s e-podatelnou správce, čímž je garantováno doručení do rukou odpovědného
pracovníka správce/. Pro osobní jednání jsou určeny úřední hodiny v pondělí od 8.30 do 12.00
hod. a od 13.00 do 18.00 hod. a ve středu od 7.30 do 12.00 hod. V případě potřeby je možno
předem dohodnout schůzku v kterýkoliv den i mimo úřední hodiny. Styk zajišťují jednotliví
pracovníci správy v rámci výkonu své funkce a podle své odbornosti.
Pro členy statutárního orgánu jsou veškeré výstupy (kniha analytické evidence, komplexní
předvaha, předpis pravidelných měsíčních plateb, roční vyúčtování pravidelných měsíčních
plateb za objekt a pro jednotlivce, seznam dlužníků, upomínky dlužníků atp.) předávány
v elektronické podobě ve formátu PDF do e-schránek společenství umístěných na
www.pragostav.cz v sekci pro klienty. Přístup do těchto e-schránek je zabezpečen heslem, které
je předáno zástupcům společenství při podpisu smlouvy. Na přání jsou tyto výstupy předávány
i v papírové podobě.
Každý spravovaný subjekt má v rámci příslušné odbornosti přiděleného jednoho
pracovníka tj. účetní, účetní nájemného, provozního technika a likvidátora pojistných událostí.
Tito pracovníci přímo komunikují s klienty a rozhodují v rámci své odbornosti vyplývající
z jejich popisu práce.
Naši pracovníci jsou připraveni v případě potřeby zúčastnit se i schůze Vašeho družstva.
V druhém pololetí letošního roku budeme nabízet našim klientů využívání webových
stránek jejich družstva, na kterých budou mít možnost získávat online některé informace
týkající se společenství a správce a zároveň budou sloužit pro komunikaci jak uvnitř
společenství, tak i se správcem.
3. Počet spravovaných jednotek
Spravujeme objekty, které se nachází především v Malešicích, Horních Měcholupech,
Petrovicích, Na Groši a na Košíku. Další objekty jsou v Uhřiněvsi, Hostivaři, Vršovicích,
Strašnicích, na Jižním Městě, v Bohnicích, na Smíchově a ve Stodůlkách. Za posledních šest
roků jsme převzali do správy 29 domů, což představuje 2 861 jednotek.
Celkem spravujeme 174 subjektů (společenství vlastníků, družstev), což je celkem 8 631 bytů,
491 garáží a 142 ostatních nebytových prostor.
4. Služby, které nabízíme
Rozsah obvykle poskytovaných služeb vyplývá z návrhu „Smlouvy o obstarání správy
společných částí domu a výkonu dalších povinností“, příloha č.4. Klienti se mohou
rozhodnout, jaký rozsah služeb budou požadovat.
V případě, že klient má další požadavky na správu, které nejsou obsahem vzorové smlouvy, je
možno dále jednat a smlouvu případně doplnit.
Výčet nabízených služeb
a) Ekonomický servis
V rámci této služby provádíme pro spravované právnické subjekty komplexní ekonomickou
činnost.
Rozsah poskytovaných služeb
• podvojné účetnictví objednatele podle zákona č. 563/1991 Sb., včetně roční uzávěrky,
• proplácení faktur odsouhlasených objednatelem,
• platby prostřednictvím elektronického bankovnictví u ČSOB, RB a Komerční banky,
5
• možnost pro klienty sledování plateb přes www stránky,
• výhodné úročení zůstatků na BÚ klientů při vedení účtu u ČSOB,
• čtvrtletní zpracovávání účetní závěrky – sestavy položkových účtů, vzorové sestavy
zpracovávané pro statutární orgány družstva příloha č. 5 a č.6
• roční inventarizace účtů,
• archivace originálů veškerých předaných účetních dokladů dle zákona,
• zpracování komplexní podkladů o hospodaření společenství pro výroční členské schůze,
• vypracování daňového přiznání k DPPO,
• spolupráci s orgány státní moci (kontroly FÚ, zdravotního a sociálního zabezpečení),
• zpracování návrhu daňového přiznání pro FÚ,
• vypracování podkladů pro zveřejnění roční účetní závěrky a zajištění zveřejnění
v elektronické podobě u rejstříkového soudu,
• zpracování mzdové a personální agendy, podle požadavků zástupců družstva uzavíráme
pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce,
• proplácení mezd, zákonné odvody,
• archivace originálů mzdových a personálních dokladů,
• spolupráce s kontrolními orgány státu.
b) Služby, zpracování „nájemného“- pravidelných měsíčních plateb
Poskytování těchto služeb provádíme veškeré činnosti, které souvisí s pravidelnými měsíčními
platbami.
Rozsah poskytovaných služeb:
• platby pravidelných měsíčních platem přijímáme složenkami, souhlasem s inkasem,
platebním příkazem i formou SIPO.
• vypracování předpisů pravidelných měsíčních plateb podle podkladů objednatele pro
každého vlastníka jednotky a jeho zaslání každému vlastníkovi, vzorový předpis je příloha
č.7,
• vyúčtování jednotlivých položek pravidelných měsíčních plateb, jak pro celý dům, tak i
pro každého uživatele jednotky, vzorové vyúčtování, příloha č. 8 a č. 9,
• zaslání vyúčtování pravidelných měsíčních plateb každému vlastníkovi,
• vybírání nedoplatků pravidelných měsíčních plateb a vyúčtování,
• rozesílání přeplatků pravidelných měsíčních plateb a vyúčtování, s možností zaslání na účet
vlastníka,
• zpracování evidence a následné upomínání dlužníků, případně předání podkladů právnímu
odboru k dalšímu vymáhání,
• zajištění odečtu měřidel SV, TUV a tepla, včetně uzavření smluv,
• provádění mimořádného odečtu měřidel.
c) Provozní servis
V rámci tohoto servisu jsou prováděny technické a provozní činnosti související s bydlením.
Rozsah poskytovaných služeb:
• operativní zajištění opravy a údržby společných částí domu vč. technologických zařízení,
• odborný stavební dozor a případně provádíme reklamační řízení,
• vypracování smluv o dílo a jejich projednání s dodavateli,
• pravidelné technické prohlídky domů,
• uzavírání smluv o dodávkách služeb spojených s užíváním jednotky s jejich dodavateli
(PRE, plynárny, vodárny, TDO, apod.),
• ve lhůtách stanovených technickými a právními předpisy zajištění povinných revizí
hromosvodů, rozvodů plynu, rozvodů elektroinstalace, požárních hydrantů a hasicích
přístrojů, výtahů, cejchování bytových vodoměrů SV a TUV,
6
• zajištění pojištění majetku společenství, likvidace pojistných událostí,
• pravidelná údržba zeleně na přilehlých plochách, úklid v domě, garáží, přilehlých ploch a
okolí může být zajišťován firmou, s kterou dlouhodobě spolupracujeme nebo, kterou
případně doporučí klient,
• vypracování informace pro jednání členské schůze o provedených opravách za uplynulé
období a návrh plánu oprav na příští období, včetně návrhu na finanční zajištění,
• udržovací práce včetně zajištění zpracování potřebné dokumentace, znaleckých posudků a
případného projednání s příslušnými institucemi,
• výběrová řízení, zpracujeme výzvu více zájemcům pro Vámi určené firmy a provedeme
srovnání jednotlivých nabídek podle stanovených kriterií, výběr si provádí zástupci
spravovaného subjektu, správce vyhodnotí výběrové řízení,
• kontrola kvality prováděných prací, uplatnění a projednání případných změn
technologického postupu a přejímku dokončených prací, v případě potřeby smluvně
zajistíme výkon technického dozoru,
• zajištění znaleckého posudku, jako podklad pro zjištění technického stavu jednotlivých části
domu a následné rozhodování o nutnosti oprav či rekonstrukcí, i jako podklad pro zadávací
dokumentaci.
d) Právní servis
V rámci tohoto servisu je zajišťována poradenská činnost související s předmětem uzavřené
smlouvy.
Rozsah poskytovaných služeb:
• vedení členské evidence pro společenství vlastníků a družstva,
• vypracování, případně připomínkování všech smluv o dílo, smluv o pronájmu apod.,
kontrola plnění, výpovědi smluv,
• zastupování při sporech s dodavateli,
• vypracování podkladů pro žaloby (dlužníci pravidelných měsíčních plateb, vadná plnění
smluv apod.),
• zajištění zastupování u soudu,
• poskytování právního poradenství pro družstva, včetně informováni o změnách zákonů
v souvislosti se správou,
• vyřizování stížností a podnětů týkající se předmětu této smlouvy.
e) Převody bytů do vlastnictví, založení společenství vlastníků
V této oblasti služeb máme bohaté zkušenosti a jsme schopni zajistit veškeré požadavky
družstev, které souvisí s převody bytů do vlastnictví.
Rozsah zajišťovaných služeb:
• vypracování prohlášení vlastníka budovy a vymezení jednotek dle zákona č. 72/1994 Sb.,
• vypracování návrhu na vklad prohlášení vlastníka budovy do katastru nemovitostí,
• vypracování smlouvy o převodu jednotky,
• vypracování návrhu na vklad vlastnického práva k jednotce do KÚ,
• vypracování stanov společenství vlastníků jednotek,
• organizaci a vedení ustavující schůze společenství vlastníků, včetně zajištění notáře
a místnosti,
• vypracování návrhu na zápis do rejstříku společenství vlastníků jednotek,
• vedení účetní agendy společenství vlastníků souběžně s účetní agendou družstva,
po přechodnou dobu než budou všechny jednotky převedeny do vlastnictví,
• po založení společenství vlastníků a převedení všech jednotek do vlastnictví zajištění
ukončení činnosti a likvidace družstva.
7
Cena těchto služeb pro naše klienty je velice výhodná. Pro naše klienty, kteří s námi mají
uzavřenou smlouvu o správě, účtujeme pouze poplatek za zpracování prohlášení vlastníka.
Smlouvy na převody bytů jsou pro vlastníky bytů zdarma.
Ceník za převody bytů do vlastnictví (viz příloha č.10)
f) Zpracování a archivace veškeré provozní dokumentace
Máme vlastní archiv, ve kterém po dobu zajišťování správy archivuje odděleně podle
jednotlivých spravovaných subjektů veškerou dokumentaci. Archivace je v ceně správního
poplatku. V souladu s platnými zákony máme zpracovaný archivační řád, kterým se řídíme při
archivaci dokladů potřebných při dokladování pro orgány státní správy (FÚ, důchodové
pojištění, zdravotní pojištění apod.). Při ukončení správy budou doklady protokolárně předány
zástupcům SV.
5. Ostatní služby zajišťované správcem
a) Realizaci oprav a údržby společných prostor domů zajišťujeme dodavatelsky na základě
uzavřených smluv s ověřenými firmami nebo podle přání klienta. Dodavatelské firmy jsou
pravidelně našimi klienty hodnoceny.
b) Úklid, zimní úklid a údržbu zeleně zajišťujeme prostřednictvím firmy, která se specializuje
na úklid objektů vč. jejich příslušenství (pěší komunikace, popelnicová stání, údržba zeleně
a travnatých ploch, mytí prosklených ploch, zimní úklid, odstranění graffiti, apod.).
c) Pojištění objektu zajišťujeme společností Kooperativa pojišťovna, a. s. Vienna Insurance
Group. Jako správce máme uzavřenou rámcovou smlouvu, do které mohou vstoupit za
velice výhodných podmínek i naši klienti. Předpokládaná cena pojištění včetně asistenční
služby je cca 6.10,-Kč/m2bytu/rok.
d) NON STOP havarijní služba je zajištěna
v rámci uzavřené pojistné smlouvy pro
likvidace havárií v bytech a v domě, při
dostupnosti po celých 24 hod. denně,
společností Global assistance. Tato
zvýhodněná služba je zdarma (klient hradí
pouze materiál a práci trvající déle než 1 hod.)
pro každého oprávněného klienta může být
poskytnuta opakovaně, max. 2x v kalendářním
roce pro jednu bytovou jednotku a max. 5x
v kalendářním roce pro společné prostory na jedné adrese tj. jedno číslo popisné. Oprávněný
klient tj. vlastník bytu, může též využít zvýhodněných podmínek občanského pojištění, tj.
poskytnutí slev nad rámec běžně poskytovaných slev až do výše 15%.
Oprávněný klient získá benefitní kartu, která mu umožní zvýhodněný nákup produktů a
služeb u partnerů DMS ČR.
e) Spolupráce s ověřenou advokátní kanceláří při vymáhání dluhů. Náklady AK vždy uhradí
ten, kdo při prohraje, což je dlužník. Správce nemůže prostřednictvím svého právníka
zastupovat společenství u soudu. Správce v rámci správního poplatku provádí veškerou
administrativu spojenou s platbami, případnými upomínkami a přípravou všech potřebných
podkladů pro případné podání žaloby, nebo exekuci.
Seznam firem, s kterými spolupracujeme je v příloze č.11.
6. Technické zajištění
Služby spojené s provozem, opravami a údržbou domu zajišťuje pro společenství konkrétní
provozní technik. Ten občasnou dohlídkou kontroluje na místě technický stav domu a přijímá
veškeré požadavky na opravu a údržbu společných částí domu. Zajišťuje zpřístupnění domu a
8
přebírá provedené opravy. Nahlášené havárie na společných částech domu jsou odstraňovány
neprodleně námi prověřenými odbornými firmami, s kterými dlouhodobě spolupracujeme.
Bezodkladné odstraňování havárií ve společných částech domu a v bytech je řešeno po celých
24 hod (vč. sobot, nedělí a svátků) v rámci bezplatné technické asistenční služby zajišťované
firmou Global Assistance.
7. Zajištění stavebního dozoru, převzetí stavby, reklamační řízení
Jedná se o inženýrskou činnost v rámci smluvního vztahu a správního poplatku (viz smlouva o
správě). Stavební dozor zajišťujeme buď svými pracovníky, nebo při náročnějších akcích
smluvně (v tomto případě není součástí správního poplatku a je účtována fakturovaná cena) a
vždy se jedná o osobu oprávněnou a odborně způsobilou. Reklamační řízení provádíme v rámci
realizované smlouvy. V případě potřeby zpracujeme podklady pro soudní řízení a požaduje-li
to klient, předáme je k dalšímu řízení advokátní kanceláři, s kterou spolupracujeme.
8. Postup proti dlužníkům
Přehled pohledávek (dlužníků nájemného) zpracováváme čtyřikrát ročně. Na čtvrtletní přehled
neplatičů navazují upomínky, případně podání žalob, pokud si to „klient“ přeje. Úspěšnost
závisí na kvalitě podkladů doložených soudu. Za tímto účelem máme vypracovány postupy,
které byly zpracovány na základě požadavků soudů, a kterými se řídíme. Pro zastupování u
soudu využíváme osvědčené advokáty. Důvodem je skutečnost, že pouze advokát si může u
soudu uplatnit náklady soudního řízení. Náklady na vymáhání pohledávek jsou pak pro SV
resp. družstvo nulové.
9. Možné přednosti naší správy v porovnání s konkurencí
a) Kvalita a rozsah poskytovaných služeb Seznam klientů, u kterých je možno získat
reference je v příloze č.12
b) Záruka kvality vedení účetnictví, bezpečnost vašich financí - pravidelný průběžný a roční
audit účetnictví a hospodaření našeho družstva od renomované firmy BDO Prima s.r.o.
(informace o firmě na www.bdo.cz).
c) Záruka a jistota správnosti daňového přiznání - daňové poradenství nám zajišťuje firma
BDO Tax, s.r.o.
d) Bezpečnost a ochrana Vašich dat v rámci komplexního informačního systému, byl
proveden audit firmou BDO IT, a.s., která běžně provádí audit SW u bank.
e) Výhodné pojištění majetku společenství, naši klienti mají možnost připojit se k námi
uzavřené pojistné smlouvě, kde je BD Pragostav pojistníkem. S podrobným obsahem
pojistné smlouvy, včetně pojistných podmínek se můžete seznámit na adrese
www.pragostav.cz → pro klienty → pojištění → vstup 0071234567 pojistná smlouva.
f) Bezplatná „non-stop“ technická asistenční služba za účelem likvidací havárií přes call
centrum, ve společných částech domu a v bytech, která je součástí pojištění ( viz předchozí
bod).
g) Na profesní odpovědnost je pojištěn každý zaměstnanec do výše způsobené škody 5 mil.
Kč
h) V rámci uzavření pojistky na majetek mohou naši klienti uplatňovat u Pojišťovny
Kooperativa a.s. při uzavírání samostatných pojistných smluv na pojištění bytu,
domácnosti, chaty chalupy slevy 15% (nad rámec ostatních slev) a při pojištění auta a
povinného ručení ve výši 10%.
i) Všichni naši klienti dostávají po podpisu „Smlouvy o obstarání“ benefitní karty a tak mají
možnost v rámci našeho benefitního programu získávat různé slevy od našich obchodních
partnerů na služby. Podrobné informace o poskytovaných slevách najdete na
9
www.sphere.cz. Tato karta je zároveň průkazem pro poskytnutí shora uvedených výhod u
Pojišťovny Kooperativa, a.s.
j) Zřízení a provoz elektronického bankovnictví u ČSOB je bez poplatků.
k) Bezplatné zřízení elektronické schránky na webových stránkách BD Pragostav za účelem
předávání sjednaných podkladů v elektronické podobě členům statutárního orgánu
družstva.
l) Ceny uvedené v návrhu „Smlouvy o správě“ jsou stanoveny jako maximální a jsou
garantovány na dobu dvou let.
m) Archivace veškerých dokumentů je součástí správního polatku.
10. Ceny – způsob tvorby cen
Při stanovení ceny za správu vycházíme z naší komplexní nabídky a především z návrhu
Smlouvy o obstarání správy společných částí domu.
V případě, že si náš klient sjedná komplexní rozsah služeb (viz přiložený návrh „Smlouvy o
správě“ příloha č. 4), stanoví se cena podle počtu bytů, nebytových prostor.
Cena za správu se stanoví součtem položek podle charakteru spravované nemovitosti :
počet bytů x 169,- Kč/měs. ( + DPH ), plus počet garáží x 60,-Kč/měs. ( + DPH ), plus
počet nebytových prostor x 175,-Kč/měs. ( + DPH ) . Součtem vypočtených částek a
připočtením DPH je stanovena odměna správci.
Uvedené ceny jsou stanoveny jako maximální a jejich výši garantujeme po dobu dvou let od
uzavření smlouvy.
Při uzavření smlouvy se klient nemusí obávat dalších mimořádných poplatků za mimořádné
úkony, které by zdražovaly naše služby. V ceně jsou veškeré konzultace, poradenství
vyplývající z předmětu uzavřené smlouvy, výjezdy k mimořádným událostem, práce technika
apod.
Termín plnění zakázky je výhradně na vůli zadavatele. Nemáme, problém zahájit plnění i
v průběhu roku.
11. Převzetí do správy
Činnosti spojené s převzetím správy od původního správce jsou námi vykonávány na již
základě uzavřené „Smlouvy o obstarání“ (viz. čl. IV návrhu Smlouvy, jednání s dodavateli
médií), nebo na základě udělené plné moci (jednání s původním správcem). Do správy jsme od
jiného správce převzali od roku 2005 již 29 subjektů (SV, družstev).
a) V rámci naší organizace máme vypracován postup pro převzetí objektu do správy včetně
seznamu všech potřebných dokumentů. Dokumenty bezpodmínečně nutné pro zahájení
správy jsou v rámci spolupráce rozděleny podle jednotlivých útvarů.
b) Po dohodě s klientem předáme původnímu správci výše jmenovaný seznam dokumentů,
dohodneme se na jejich předání a převzetí.
c) Přebírání všech dostupných dokumentů od původního správce se zúčastňují příslušní
vedoucí útvarů a určený technik objektu, kteří kontrolují věcnou správnost a úplnost
dokladů.
d) Provedeme inventarizaci převzatých dokumentů. Pokud nejsou dodány některé dokumenty
potřebné pro zahájení správy objektu, po dohodě se statutárním orgánem, tyto obratem
zajistíme (např. revize).
10
e) Provedeme technickou prohlídku objektu, abychom mohli zadat potřebné technické údaje
do systému a elektronicky dále vést pasportizaci objektu. Vypracujeme hodnotící zprávu
s návrhy na technická opatření (jestliže je potřebné).
f) Zajistíme změnu zasilatelské adresy na fakturách u dodavatelů medií, svozu odpadu,
servisu výtahu, popř. úklidové firmy (objekt, zeleň, sníh).
g) V rámci převzetí účetnictví dbáme na to, aby byly doloženy zůstatky vybraných účtů.
h) Provádíme ověřování zůstatků vybraných účtů, v případě potřeby po dohodě se
statutárními zástupci, provedeme rekonstrukci těchto vybraných účtů.
i) V případě potřeby při inventarizaci vyúčtování nájemného, po dohodě se statutárním
orgánem družstva, spolupracujeme s jednotlivými vlastníky.
V Praze dne 20.6.2011
Přílohy:
Smlouva o obstarání správy společných částí domu a výkonu dalších povinností
Článek I.
Smluvní strany
Bytové družstvo Janovská - Střed
zapsané v rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddíle Dr, vložka XXX
se sídlem: XXX
IČ: XXX
bankovní spojení: XXX
číslo účtu: XXX
jednající: XXX, XXX představenstva
XXX, XXX představenstva
(dále jen „objednatel“)
a
Bytové družstvo Pragostav
zapsané v rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddíle Dr XCVIII, vložka 415
se sídlem: Praha 10 – Hostivař, Strašnická 1397/20, PSČ 102 00
IČ: 00034843
DIČ: CZ00034843
bankovní spojení: Československá obchodní banka, a.s., pobočka Zahradní Město,
Švehlova 3125/10, 106 00 Praha 10
číslo účtu: 747147/0300
jednající: Marek Adamec, předseda představenstva
Ing. Alena Benešová, místopředseda představenstva
e-mail: pragostav@pragostav.cz
(dále jen „obstaratel“)
Článek II.
Úvodní ustanovení
(1) Objednatel je právnickou osobou zapsanou v obchodním rejstříku, která vznikla podle
příslušných ustanovení zákonů a není plátcem DPH.
(2) Obstaratel je právnickou osobou zapsanou v obchodním rejstříku, která vznikla podle
příslušných ustanovení zákonů a je plátcem DPH.
Článek III.
Předmět smlouvy
Předmětem této smlouvy je úplatné obstarávání správy domu čp. XXX v Praze XXX, ulice
XXX, zapsaného v katastru nemovitostí u Katastrálního úřadu pro hlavní město Prahu,
katastrální území XXX, na listu vlastnictví XXX, spočívající ve vedení účetnictví včetně
stanovení a vyúčtování záloh za plnění spojená s užíváním bytů a nebytových prostor (dále
rovněž jen „jednotky“), vedení mzdové agendy objednatele, zajištění dodávek služeb
spojených s bydlením, pojištění a revizí společných částí domu, údržby a oprav společných
částí domu a poskytování právních služeb týkajících se předmětu této smlouvy, a to v rozsahu
blíže určeném v článku V. této smlouvy.
Příloha č. 4
2/7
Článek IV.
Zmocnění obstaratele
Objednatel podpisem této smlouvy zmocňuje obstaratele k jednání jménem a na účet
objednatele při zajišťování všech záležitostí, které jsou předmětem této smlouvy nebo k jeho
naplnění bezprostředně směřují.
Článek V.
Povinnosti obstaratele
(1) Při naplňování předmětu této smlouvy je obstaratel povinen:
A. V oblasti ekonomické:
a) vést účetnictví objednatele podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění
pozdějších předpisů, včetně roční účetní závěrky (výkaz zisků a ztrát, rozvaha,
příloha) a vypracování návrhu daňového přiznání k dani z příjmu právnických
osob do 28.2. běžného roku,
b) účtovat na základě předaných originálů účetních dokladů,
c) archivovat veškeré originály předaných účetních dokladů podle zákona o
účetnictví,
d) předat čtvrtletně komplexní předvahu a knihu analytické evidence,
e) provést roční inventarizaci účtů majetku a závazků,
f) po dohodě s objednatelem vypracovat a rozeslat jako obyčejnou poštovní
zásilku všem členům družstva - nájemcům (dále jen „nájemci“) jednotek, vždy
do 15.6. kalendářního roku, předpis pravidelných měsíčních plateb na
následujících dvanáct měsíců,
g) vyúčtovat v souladu se zákonem pravidelné měsíční platby za zúčtovací
období, jímž je kalendářní rok, a to v členění podle jednotek, a předložit
vyúčtování objednateli k odsouhlasení; na základě objednatelem
odsouhlaseného vyúčtování případné nedoplatky nebo přeplatky z vyúčtování
započítat na závazky či pohledávky nájemcům jednotek vůči objednateli,
h) do konce měsíce následujícího po odsouhlasení vyúčtování objednatelem zaslat
v souladu se zákonem vyúčtování pravidelných měsíčních plateb za zúčtovací
období jako obyčejnou poštovní zásilku každému nájemci jednotky; nájemcům
jednotek, kteří mají nedoplatek, současně zaslat složenku na úhradu tohoto
nedoplatku,
i) varianta a) - Obstaratel má přístup na účet objednatele – vyplatit každému
nájemci jednotky případné přeplatky v nejbližším možném termínu,
varianta b) - Obstaratel nemá přístup na účet objednatele – připravit do
30.6. běžného roku objednateli podklady pro vyplacení přeplatků,
j) 3x ročně provést kontrolu závazků a pohledávek jednotlivých nájemců
jednotek a přehled předat objednateli; dlužníkům zaslat upomínku na náklady
obstaratele a objednateli předat kopie těchto upomínek; na základě písemné
žádosti předat objednateli podklady pro soudní jednání.
B. V oblasti pracovněprávní:
a) vést mzdovou agendu objednatele v souladu s platnými právními předpisy
(mzdové listy apod.),
b) plnit veškeré povinnosti ve vztahu k příslušnému finančnímu úřadu, Pražské
správě sociálního zabezpečení a zdravotním pojišťovnám,
c) archivovat originály mzdových a personálních dokladů.
C. V oblasti evidence členů:
Příloha č. 4
3/7
vést členskou evidenci objednatele, a to v rozsahu a za účelem potřebným pro plnění
této smlouvy; obstaratel je povinen zpracovávat osobní údaje nájemců jednotek
v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů a zajistit odpovídající technické a
organizační zabezpečení ochrany těchto osobních údajů.
D. V oblasti provozní:
a) kontrolovat plnění smluv na:
aa) dodávku tepla a teplé užitkové vody,
ab) dodávku pitné vody a odvod odpadních vod,
ac) dodávku elektrické energie pro společné prostory,
ad) dodávku plynu pro společné prostory,
ae) pojištění společných částí domu v rámci uzavřené pojistné smlouvy
obstaratele,
af) odvoz tuhého domovního odpadu,
ag) servis výtahů,
b) zajišťovat likvidaci pojistných událostí společných částí domu,
c) sledovat a oznamovat objednateli termíny povinných revizí společných
technických zařízení domu dané technickými a právními předpisy a na základě
písemné žádosti zajistit revize:
ca) hromosvodů,
cb) rozvodů plynu,
cc) rozvodů elektroinstalace,
cd) odborné zkoušky a inspekční prohlídky výtahů,
ce) pravidelné preventivní požární prohlídky,
cf) výměníkové stanice,
cg) kotelny,
ch) komínů,
ci) měření emisí,
d) zajistit na základě písemné žádosti odstranění závad zjištěných při povinných
revizích uvedených v předcházejícím písmeni,
e) podle písemných požadavků objednatele zabezpečit provedení oprav a údržby
společných částí domu:
ea) zajistit výběrové řízení,
eb) vypracovat návrh smlouvy o dílo,
ec) zajistit poskytovatele stavebního dozoru,
ed) kontrolovat plnění provedených prací podle smluv o dílo uzavřených
v návaznosti na postup podle tohoto písmene,
ee) vést reklamační řízení vyplývající ze smluv o dílo uzavřených
v návaznosti na postup podle tohoto písmene,
f) na základě písemné žádosti objednatele provést technickou prohlídku domu, ze
které bude pořízen protokol,
g) sledovat termíny výměny měřidel TUV a SV,
h) zajistit ověření bytových měřidel a organizování odečtů pro potřeby vyúčtování
ve stanovených lhůtách, včetně uzavření smluv o provedení odečtu
v požadovaném termínu,
i) zajistit smluvně úklid v domě a okolí.
Příloha č. 4
4/7
E. V oblasti právní:
po dohodě poskytovat právní služby týkající se předmětu této smlouvy (obstaratel
nezastupuje objednatele u soudu, v rozhodčích řízeních, správních řízeních, ani ve
vztahu k exekučním orgánům nebo notářům).
(2) Obstaratel je povinen postupovat v rámci této smlouvy v souladu se zájmy objednatele, a
to zejména:
a) postupovat s náležitou odbornou péčí,
b) vykonávat činnost dle ustanovení této smlouvy v souladu s pokyny objednatele, ať již
výslovnými nebo těmi, které zná či musí znát, a to v souladu s účelem, kterého má být
zařízením záležitosti dosaženo, a který je obstarateli znám,
c) oznámit objednateli ve lhůtě 30 dnů všechny okolnosti, které zjistil při zařizování
záležitosti a jež mohou mít vliv na změnu pokynů objednatele; nedojde-li ke změně
pokynů objednatele, postupuje obstaratel podle původních pokynů objednatele tak,
aby bylo možno zařídit záležitost a dosáhnout účelu této smlouvy.
(3) Zjistí-li obstaratel, že pokyny objednatele jsou nevhodné či neúčelné při zařizování
záležitosti, je povinen na toto objednatele upozornit. Bude-li v tomto případě objednatel
na zařízení záležitosti dle svých pokynů trvat, má obstaratel právo požadovat na
objednateli, aby své setrvání na původních pokynech potvrdil obstarateli písemně.
(4) Obstaratel odpovídá za škodu, která byla způsobena porušením jeho povinností při plnění
této smlouvy.
Článek VI.
Práva obstaratele
(1) Obstaratel má právo samostatně vyzvat nájemce, resp. uživatele jednotek v domě ke
zpřístupnění prostor za účelem zjištění technického stavu společných částí domu či
k odstranění zjištěných závad.
(2) Obstaratel má právo na odměnu za plnění předmětu této smlouvy v souladu s článkem X.
(3) Obstaratel je oprávněn použít k zařízení záležitosti i jiných osob, je však povinen toto
vždy v každém jednotlivém případě sdělit objednateli.
(4) Obstaratel je oprávněn měnit „Směrnici pro účtování“. O provedené změně však musí být
objednatel obstaratelem před její účinností vyrozuměn.
(5) Obstaratel je oprávněn umístit na dům informační cedule s označením správce objektu, a
to na místa sjednaná s objednatelem.
Článek VII.
Povinnosti objednatele
(1) Objednatel je povinen poskytovat obstarateli součinnost, která je nutná k řádnému plnění
předmětu této smlouvy.
(2) Objednatel je povinen informovat obstaratele zejména o:
a) změně nájemce jednotky,
b) změně ploch nebo příslušenství jednotky,
c) změně počtu osob v jednotce,
d) změně rozúčtování cen služeb, není–li rozúčtování cen služeb stanoveno zvláštním
právním předpisem nebo rozhodnutím cenového orgánu.
(3) Bude-li to k plnění této smlouvy nezbytné, udělí objednatel obstarateli zvláštní plnou moc.
Příloha č. 4
5/7
(4) Objednatel je povinen obstarateli předávat průběžně, nejpozději však do 10. dne v měsíci,
originály účetních dokladů předchozího kalendářního měsíce k zaúčtování.
(5) Objednatel je povinen řídit se „Směrnicí pro účtování“. Aktuální „Směrnice pro účtování“
je přílohou této smlouvy.
(6) Objednatel je povinen při každé změně statutárního orgánu nebo identifikačních údajů
objednatele předat obstarateli originál nebo ověřenou kopii výpisu z obchodního rejstříku,
a to do 14 dnů po nabytí právní moci příslušného usnesení rejstříkového soudu.
(7) Objednatel je povinen předat obstarateli kopii smlouvy s bankou, u které otevře svůj
bankovní účet. Objednatel uzavře se svou bankou dohodu o elektronické výměně dat.
Článek VIII.
Práva objednatele
(1) Objednatel má právo požadovat na obstarateli veškeré informace, které potřebuje pro své
rozhodování.
(2) Objednatel má právo nahlížet do veškeré písemné dokumentace vedené obstaratelem,
která se vztahuje k předmětu této smlouvy, a požadovat jedno vyhotovení opisu této
dokumentace.
Článek IX.
Finanční vztahy smluvních stran
varianta a)
(1) Pravidelné měsíční platby od nájemců jednotek budou zasílány na účet objednatele.
(2) Obstaratel má přístup na účet objednatele k provádění plateb došlých faktur za plnění
podle smluv uvedených v článku V. odst. 1 bod D písm. a) této smlouvy a k provádění
plateb v rozsahu plnění povinností plynoucích z článku V. odst. 1 bod A písm. i) a článku
V. odst. 1 bod B písm. a) a b) této smlouvy.
(3) Po dobu trvání této smlouvy objednatel výslovně souhlasí s prováděním plateb podle
odstavce 2 obstaratelem.
(4) Ostatní platby provádí obstaratel pouze po písemném odsouhlasení objednatelem.
(5) Originály faktur, které objednatel proplatil sám ze svého účtu, předává obstarateli
k zaúčtování.
(6) Fakturu na měsíční odměnu za plnění předmětu této smlouvy obstaratel vystaví
objednateli vždy k poslednímu dni měsíce se splatností 14 dnů.
varianta b)
(1) Pravidelné měsíční platby od nájemců jednotek budou zasílány na účet objednatele.
(2) Obstaratel má pasivní přístup na účet objednatele (elektronicky pořizované výpisy
z účtu objednatele) a účtuje na základě předaných originálů účetních dokladů.
(3) Fakturu na měsíční odměnu za plnění předmětu této smlouvy obstaratel vystaví
objednateli vždy k poslednímu dni měsíce se splatností 14 dnů.
Článek X.
Odměna obstaratele
(1) Za obstarávání správy podle této smlouvy náleží obstarateli měsíční odměna ve výši:
169,- Kč + DPH v zákonem stanovené výši za správu 1 bytu (celkem XXX bytů),
Příloha č. 4
6/7
60,- Kč + DPH v zákonem stanovené výši za správu 1 garáže (celkem XXX garáží),
175,- Kč + DPH v zákonem stanovené výši za správu 1 jiné nebytové prostory (celkem
XXX jiných nebytových prostor).
Celková měsíční odměna obstaratele podle tohoto odstavce tak činí částku XXX,- Kč +
DPH v zákonem stanovené výši, která bude vždy hrazena na základě faktury vystavené
obstaratelem.
(2) Za zavedení členské evidence objednatele náleží obstarateli jednorázová odměna ve výši
2 500,- Kč + DPH v zákonem stanovené výši, která bude uhrazena na základě faktury
vystavené obstaratelem.
Článek XI.
Nebytové prostory
Ve vztahu k nebytovým prostorám, které jsou začleněny ve výčtu v článku X odst. 1 této
smlouvy, jsou ve vlastnictví objednatele a zároveň jsou objednatelem za úplatu na základě
smlouvy pronajímány, obstaratel:
(a) kontroluje plnění smluv o pronájmu,
(b) na základě písemné žádosti objednatele připravuje návrhy dodatků, dohod o ukončení
nebo výpovědí smluv o pronájmu.
Článek XII.
Označování bytů a nebytových prostor
Byty a nebytové prostory budou obstaratelem označeny devítimístným číslem následovně. Na
prvních třech místech bude číslo XXX, na čtvrtém místě jedno číslo na pořadové označení
vchodu, na pátém až sedmém místě tři čísla na označení bytu nebo nebytového prostoru a na
osmém a devátém místě dvě čísla pro vzestupné číslování změn nájemců dané jednotky. Toto
devítimístné číslo bude uvedeno v předpisu pravidelných měsíčních plateb a bude nájemcem
jednotky povinně používáno jako variabilní symbol při platbě pravidelných měsíčních plateb.
Takto sestavené číslo bez osmého a devátého místa je sedmimístným kódem jednotky.
Článek XIII.
Trvání a ukončení smluvního vztahu
(1) Tato smlouva je uzavřena na dobu neurčitou od XXX.
(2) Platnost této smlouvy může být ukončena pouze písemnou dohodou smluvních stran nebo
písemnou výpovědí kterékoliv ze smluvních stran. Výpovědí může být platnost smlouvy
ukončena pouze k 30. červnu nebo 31. prosinci, přičemž výpověď musí být druhé straně
doručena nejpozději tři měsíce před tímto datem.
(3) Výpověď musí mít písemnou formu. V průběhu výpovědní doby jsou obě smluvní strany
povinny plnit všechny povinnosti z této smlouvy vyplývající.
(4) V případě ukončení smluvního vztahu během kalendářního roku je obstaratel povinen
nejpozději poslední den měsíce následujícího po ukončení smluvního vztahu předložit
objednateli zprávu o své činnosti a předat mu veškeré originály písemných materiálů,
které měl pro výkon správy k dispozici, včetně příslušných podkladů pro provedení úkonů
podle následující věty novým správcem. Zpráva nebude obsahovat vyúčtování služeb,
daňové přiznání k dani z příjmu z pracovních smluv, dohod o pracovní činnosti a dohod o
provedení práce.
(5) V případě ukončení smluvního vztahu ke konci kalendářního roku je obstaratel povinen
předložit objednateli zprávu o své činnosti a předat veškeré originály písemných materiálů
z oblasti provozní a evidence členů, které měl v souvislosti s touto oblastí činností
Příloha č. 4
7/7
k dispozici, nejpozději do konce prvního měsíce následujícího roku. Zprávu o své činnosti
z oblasti ekonomické a pracovně právní, včetně veškerých originálů písemných materiálů,
které měl v souvislosti s touto oblastí činností k dispozici, předá objednateli v termínu
daném závaznými předpisy.
(6) V případě ukončení smluvního vztahu ke konci kalendářního roku provede obstaratel
roční účetní závěrku a vyúčtování služeb za daný rok.
Článek XIV.
Společná a závěrečná ustanovení
(1) Veškeré písemnosti zpracované obstaratelem pro objednatele nebo nájemce jednotek se
zpracovávají v jednom vyhotovení. Místem pro doručování písemností pro objednatele je
uzamykatelná schránka umístěná v sídle obstaratele, nebude-li v jednotlivých případech
způsob doručování písemností dohodnut jinak. Písemnosti pro nájemce jednotek se
zasílají na adresu jejich jednotky, nebude-li s nimi dohodnuta jiná adresa pro doručování.
(2) Dojde-li v rámci uzavřené pojistné smlouvy obstaratele k pojistnému plnění na základě
pojistné události na společných částech domu podle této smlouvy, bude pojistné plnění
zasláno pojišťovnou na účet objednatele.
(3) Veškeré požadavky na obstaratele budou předávány písemně formou objednávky.
Jazykem pro komunikaci s obstaratelem je čeština.
(4) Tuto smlouvu lze měnit pouze písemnými číslovanými dodatky.
(5) Tato smlouva je vyhotovena ve dvou výtiscích, z nichž jeden obdrží objednatel a jeden
obstaratel.
V Praze dne XXX
za objednatele:
XXX XXX
XXX představenstva XXX představenstva
za obstaratele
Marek Adamec Ing. Alena Benešová
předseda představenstva místopředseda představenstva
Přílohy:
1 Směrnice pro účtování
2 Pojistná smlouva
Kalkulace ceny za převody bytů do vlastnictví - 90 bytů
zpracování prohlášení vlastníka a smlv o převodu jednotky
CENÍK
položka jednotková cena
bez DPH
počet
položek
cena za položku bez
DPH
1. prohlášení vlastníka 1.1. základní sazba / do 100 jednotek / 60 000 Kč 1 60 000 Kč
1.2. sazba za byty 1 000 Kč 90 90 000 Kč
1.3. garáž 700 Kč 0 0 Kč
1.4. nebytový prostor ost. 2 000 Kč 0 0 Kč
1.5. schéma netypického podlaží ( zázemí domu ) 4 000 Kč 0 0 Kč
1.6. kompletace prohl. vlastníka ( 3 paré ) 1 050 Kč 1 1 050 Kč
1.7. návrh na vklad prohl. vlastníka do katastru nemovitostí 1 500 Kč 1 1 500 Kč
cena za zpracování prohlášení vlastníka 152 550 Kč
2. smlouva o převodu jednotky 2.1. byt 1 800 Kč 90 162 000 Kč
2.2. garáž 1 000 Kč 0 0 Kč
2.3. nebytový prostor 1 600 Kč 0 0 Kč
2.4. kompletace smlouvy ( 4 - 5 paré ) 220 Kč 90 19 800 Kč
2.5. návrh na vklad smlouvy do katastru nemovitostí 150 Kč 90 13 500 Kč
cena za zpracování smluv na převody bytů 195 300 Kč
3. administrativní práce 3.1. zpracování stanov pro SVJ a jejich projednání 10 000 Kč 1 10 000 Kč
3.2. příprava ustavujícího shromáždění včetně založení /bez
odměny pro notáře a pronájem sálu/ 7 000 Kč 1 7 000 Kč
3.3. vypracování návrhu na zápis do rejstříku společenství 500 Kč 1 500 Kč
cena za administrativní práce 17 500 Kč
cena celkem pro dům 365 350 Kč
když provádíme správu cena celkem pro dům 152 550 Kč
