Směrnice o provozování kamerového systému se záznamem
Společenství vlastníků pro dům Mikuláškovo nám. 573/12 a 574/13 v Brně
se sídlem Brno, Mikuláškovo nám 574/13, PSČ 625 00
IČ: 29278112, zapsané u Krajského soudu v Brně, v oddíle S, vložka 8715
_________________________________________________________________________________________
Směrnice
k zajištění provozovaní kamerového systému se záznamem v objektech SVJ Mikuláškovo náměstí 12 a 13
I. Úvodní́ ustanovení (účel směrnice a definice pojmů)
1. Účel směrnice
Tato směrnice stanoví základní závazná́ pravidla a postupy k zajištění ochrany osobních údajů̊ při provozovaní digitálního kamerového systému se záznamem v objektech Společenství vlastníků pro dům Mikuláškovo nám. 573/12 a 574/13 v Brně se sídlem Brno, Mikuláškovo nám 574/13, PSČ 625 00, dále jen také́ „SVJ“, umístěného v domě na adrese Mikuláškovo nám. 573/12, 625 00 Brno a Mikuláškovo nám. 574/13, 625 00 Brno, v souladu s ustanoveními Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR) ze dne 27. dubna 2016 o ochraně̌ fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů̊ a o volném pohybu těchto údajů̊ a o zrušení směrnice 95/46/ES/, dále jen „GDPR“ a právních předpisů̊ souvisejících.
2. Definice důležitých pojmů
Údaj – jakákoliv informace nacházející́ se v informačním systému SVJ. Údaj může být uchováván v elektronické́ podobě̌ nebo v podobě̌ papírové́ (fotografie). Osobní údaje – veškeré́ informace o identifikované́ nebo identifikovatelné́ fyzické́ osobě̌. Subjekt údajů̊ – identifikovaná́ nebo identifikovatelná́ fyzická́ osoba, k níž̌ se vztahují osobní údaje. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická́ osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý́ identifikátor, například jméno, identifikační́ číslo, lokační́ údaje, síťový́ identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické́, fyziologické́, genetické́, psychické́, ekonomické́, kulturní́ nebo společenské́ identity této fyzické́ osoby.
Zpracováním osobních údajů̊ – jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů̊, který́ je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení́ nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí́, použití́, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení́ či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Správcem – subjekt, který́ sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; pro účely této směrnice je správcem SVJ. Zpracovatel údajů – subjekt (fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt), který zpracovává osobní údaje pro správce.
Příjemcem – každý́ subjekt (fyzická́ nebo právnická́ osoba, orgán veřejné́ moci, agentura nebo jiný subjekt), kterému jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem České republiky, se za příjemce nepovažují.
Třetí stranou - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jenž je oprávněna ke zpracování osobních údajů. Omezením zpracování – označení uložených osobních údajů za účelem omezení jejich zpracování v budoucnu.
Profilováním – jakákoliv forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází nebo pohybu.
Pseudonymizací – zpracování osobních údajů tak, že již nemohou být přiřazeny konkrétnímu subjektu údajů bez použití dodatečných informací, pokud jsou tyto dodatečné informace uchovávány odděleně a vztahují se na ně technická a organizační opatření, aby bylo zajištěno, že nebudou přiřazeny identifikované či identifikovatelné fyzické osobě.
Evidencí – jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska. Souhlasem subjektu údajů - jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
Porušením zabezpečení osobních údajů – porušení zabezpečení, které vede k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů. Likvidace osobních údajů - fyzické zničení jejich nosiče, jejich elektronické vymazání z nosiče nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování.
Zveřejněný osobní údaj – osobní údaj zpřístupněný zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením nebo jako součást veřejného seznamu. Evidencí nebo datovým souborem osobních údajů - jakýkoliv soubor osobních údajů uspořádaný nebo zpřístupnitelný podle společných nebo zvláštních kritérií.
Domem – bytové domy na adrese Mikuláškovo nám. 573/12, 625 00 Brno a Mikuláškovo nám. 574/13, 625 00 Brno. Dozorovým úřadem – Úřad pro ochranu osobních údajů.
II. Identifikace kamerového systému
1. Účelem pořizování, uchovávávání a správy audiovizuálních dat získaných z provozovaného digitálního kamerového systému je ochrana majetku SVJ a uživatelů domu (zejména před krádežemi a před vandalismem), ochrana života a zdraví uživatelů domu a zamezení přístupu osobám neoprávněným ke vstupu do objektu SVJ nebo jeho částí, přičemž účelem není monitorovat členy SVJ a uživatele bytů. Kamerový systém neslouží k systematickému sledování osob.
2. Kamerový systém je automaticky provozovaný stálý technický systém umožňující pořizovat a uchovávat obrazové záznamy ze sledovaných míst. Jedná se o uzavřený televizní okruh s barevnými monitorovacími kamerami s kontinuálním digitálním záznamem na HDD. Kamerový záznam a přístup k němu je zajištěn prostřednictvím záznamového a řídícího software a hardware.
3. Rozmístění jednotlivých prvků kamerového systému v rámci objektu, zorné úhly a snímky z jednotlivých kamer jsou uvedeny v článku 4. Popis jednotlivých kamer. Kamery provádějí prostý záznam bez softwarového porovnání biometrických charakteristik. Úhel záběru kamer je takový, aby neumožňoval pozorování detailů nebo tělesných rysů, které nejsou relevantní z hlediska daného účelu.
4. Popis jednotlivých kamer:
Venkovní kamery:
Kamera č. 1
Umístění: nad vstupními dveřmi do domu Mikuláškovo nám. 573/12. Zorné pole: směr šikmo dolů na vstupní dveře a zvonkové tablo Záznam: záznam kontinuální, doba uložení 14 dní. Účel: monitoring vstupních dveří od ulice Vltavská.
Kamera č. 2
Umístění: nad oknem nebytového prostoru domu Mikuláškovo nám. 573/12. Zorné pole: směr šikmo dolů na vstupní dveře a okno nebytového prostoru domu Mikuláškovo nám. 573/12 a přístup k oknům nebytového prostoru domu Mikuláškovo nám. 574/13. Záznam: záznam kontinuální, doba uložení 14 dní Účel: monitoring vstupních dveří a přístupu k přízemním oknům nebytových prostorů v domě Mikuláškovo nám. 573/12 a Mikuláškovo nám. 574/13.
Kamera č. 3
Umístění: nad vstupními dveřmi do domu Mikuláškovo nám. 574/13. Zorné pole: směr šikmo dolů na vstupní dveře a zvonkové tablo Záznam: záznam kontinuální, doba uložení 14 dní. Účel: monitoring vstupních dveří od ulice Vltavská.
Vnitřní kamery:
Kamera č. 1
Umístění: na stropě vstupní části chodby domu Mikuláškovo nám. 573/12. Zorné pole: směr šikmo dolů na vstpní dveře domu, dveře do předsíně u nebytových prostorů domu a do prostoru poštovních schránek. Záznam: záznam kontinuální, doba uložení 14 dní. Účel: monitoring vstupních dveří do domu a prostoru, kde jsou instalovány poštovní schránky.
Kamera č. 2
Umístění: na stropě chodbového prostoru u výtahu domu Mikuláškovo nám. 573/12. Zorné pole: směr šikmo dolů na vstupní dveře výtahu, na schodiště ke sklepním prostorům domu, a na vstup do chodbového prostoru u výtahu. Záznam: záznam kontinuální, doba uložení 14 dní. Účel: monitoring vstupních výtahových dveří, přístupu do sklepního prostoru a vstupu do chodbového prostoru u výtahu.
Kamera č. 3
Umístění: na stropě vstupní části chodby domu Mikuláškovo nám. 574/13. Zorné pole: směr šikmo dolů na vstpní dveře domu, dveře do předsíně u nebytových prostorů domu a do prostoru poštovních schránek. Záznam: záznam kontinuální, doba uložení 14 dní. Účel: monitoring vstupních dveří do domu a prostoru, kde jsou instalovány poštovní schránky.
Kamera č. 4
Umístění: na stropě chodbového prostoru u výtahu domu Mikuláškovo nám. 574/13. Zorné pole: směr šikmo dolů na vstupní dveře výtahu, na kovovou uzamykatelnou mříže na schodišti ke sklepním prostorům domu, a na vstup do chodbového prostoru u výtahu. Záznam: záznam kontinuální, doba uložení 14 dní. Účel: monitoring vstupních výtahových dveří, přístupu do sklepního prostoru a vstupu do chodbového prostoru u výtahu.
5. Přenos dat mezi kamerami a úložištěm probíhá prostřednictvím koaxiálního kabelu. Přenosové cesty od kamer do úložiště záznamů pořízených z kamerového systému jsou odděleny od běžné sítě a chráněny přístupovými údaji. Úložiště záznamů pořízených z kamerového systému je umístěno v uzamykatelné kovové skříni v archivu SVJ, který se nachází v nebytovém prostoru na přízemí domu Mikuláškovo nám. 573/12. Archiv SVJ je uzamykatelnaý a přístupný pouze předsedovi a místopředsedovi výboru SVJ. Třetí osoby mohou vstupovat do této místnosti vždy pouze za přítomnosti některého z členů výboru. Přenos dat mezi záznamovým zařízením a softwarem, který umožňuje zobrazení dat, je zabezpečen heslem. V kamerách není obsaženo záznamové zařízení. Data pořízená a uložená v záznamovém zařízení nejsou ukládána mimo toto zařízení.
6. Doba uchovávání dat získaných z kamerového systému ukládaných na HDD nesmí překročit 14 kalendářních dnů. Po uplynutí této doby jsou data automaticky vymazána z paměti. Není možno jakýmkoliv způsobem uchovávat záznamy po dobu delší s výjimkami uvedenými v ustanovení čl. III bod 7 této směrnice.
III. Povinnosti osob při správě kamerového systému
1. Provozovatelem a správcem kamerového systému se záznamem je SVJ. Za dodržování povinností provozovatele a správce vyplývajících z ustanovení této směrnice, GDPR a souvisejících právních předpisů odpovídá výbor SVJ.
2. Správce je povinen zajistit informování subjektu údajů o zpracování jeho osobních údajů kamerovým systémem – a to umístěním viditelného nápisu „Prostor je monitorován kamerovým systémem se záznamem,správce SVJ Mikuláškovo náměstí 573/12 a 574/13, E-mail: mikulaskovonamesti1213@email.cz“ na vstupních dveřích do domů. Nápisy jsou umístěny na třech vchodech do domů. Celkem 3 ks.
3. Členové výboru SVJ jakož i vlastníci jednotek v domě a uživatelé domu jsou povinni dodržovat obsah této směrnice, jakož i ustanovení GDPR a platných právních předpisů.
4. Správce je povinen vést v elektronické či papírové podobě provozní deník, v němž jsou zaznamenány veškeré přístupy do záznamů kamerového zařízení a provedené zásahy do kamerového systému (vč. jeho servisních prohlídek, údržby, opravy anebo úpravy, provádění pravidelných kontrol systému, zjištěné nedostatky a závady apod.). U záznamového zařízení, které je umístěno v archivu SVJ, je uložen, seznam osob s přístupem k záznamovému kamerovému systému, jakož i další písemné listiny související s provozem a údržbou kamerového systému. K nahlížení a provedení zápisů do provozního deníku jsou oprávněni pouze členové výboru SVJ, příp. další osoba zmocněná k tomu zákonnými ustanoveními.
5. Pouze výbor správce je oprávněn vydat pokyn k provedení servisní prohlídky, údržby, opravy anebo úpravy kamerového systému ze strany třetí osoby.
6. Správce prostřednictvím členů výboru s přístupem k záznamovému kamerovému zařízení pravidelně 1x za 14 dní kontroluje jednotlivé prvky kamerového systému, včetně jeho hardware a software a informačních cedulí o umístění kamerového systému. Osoby (příp. osoba) provádějící kontrolu jsou povinny výsledky kontroly zaznamenat do provozního deníku a v případě zjištění poškození kamerového systému nebo jakýchkoliv nedostatků jsou povinni oznámit tyto skutečnosti neprodleně výboru správce za účelem provedení okamžité nápravy.
7. Časově̌ omezenou část záznamu pořízeného kamerovým systémem nebo fotografií z takového záznamu je možno předat dalším subjektům pouze v případě zajištění důkazního prostředku pro správce údajů nebo jinou osobu, která na tom prokáže právní zájem, při způsobení škody na majetku, na životě či zdraví, nebo ohrožení majetku, na životě či zdraví, nebo pro orgány činné v trestním řízení nebo pro správní orgány pro vedení přestupkového řízení v případě podezření ze spáchání trestného činu či přestupku anebo jiným osobám oprávněným k tomu dle zákona. Ke každému předání záznamu nebo fotografie z kamerového systému dává pokyn výbor správce a o každém takovém předání je proveden záznam v provozním deníku a data musí být předána osobě na základě písemného protokolu, jež je poté založen do provozního deníku. V písemném protokolu se osoba, které je vydáván záznam nebo fotografie z kamerového systému, zaváže použít vydaný záznam či fotografii pouze za účelem, pro který je jí vydáván, a jiným způsobem nezpracovávat osobní údaje obsažené na vydaném záznamu či fotografii, tj. zejména jej nevydat jiné osobě.
8. Členové výboru jsou povinni minimálně 1x za své funkční období, a to bezprostředně po jeho započetí, obeznámit se s touto směrnicí a dále s právy a povinnostmi vyplývajícími pro správce ve vztahu ke zpracování osobních údajů kamerovým systémem se záznamem v souladu s ustanoveními GDPR a platných právních předpisů. Obeznámení s touto směrnicí jsou povinni stvrdit podpisem či el. formou např. prostřednictvím emailové adresy evidované v databázi SVJ.
9. SVJ vede záznamy o činnostech zpracování osobních údajů, za které odpovídá. Tyto záznamy o činnostech vede a archivuje SVJ písemně, přičemž za písemnou formu se považuje i forma elektronická. SVJ na požádání poskytne tyto záznamy o činnostech dozorovému úřadu. SVJ eviduje v rámci záznamů o činnostech tyto informace:
a. identifikační a kontaktní údaje SVJ (případného společného správce, či zástupce správce);
b. účely zpracování;
c. popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů;
d. kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny, včetně příjemců ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích;
e. informace o případném předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, včetně identifikace této třetí země či mezinárodní organizace, a příp. doložení vhodných záruk;
f. plánované lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií údajů;
g. je-li to možné, obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření k zabezpečení osobních údajů (čl. 32 odst. 1 GDPR).
IV. Přístup subjektu údajů k informacím a jejich ochrana práv
1. Subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům, tzn. je oprávněn požádat o informaci o tom, zda a jaké jeho osobní údaje a jakým způsobem jsou správcem zpracovávány.
2. Správce je povinen, požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, tuto informaci bez zbytečného odkladu předat. Tuto informaci poskytne subjektu údajů představenstvo výboru, příp. jím pověřená osoba.
3. Správce poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů má právo správce účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. O případném požadavku na úhradu nákladů, vč. předpokládané výše, informuje správce subjekt údajů před poskytnutím informace. Subjekt údajů je povinen takto vyčíslenou částku uhradit. K provedené úhradě je vystaven účetní doklad.
4. Subjekt údajů je oprávněn učinit změnu ve svých osobních údajích, a to na základě oznámení doručeného správci. Dále má subjekt údajů právo, aby správce opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, příp. aby doplnil neúplné osobní údaje. Je-li žádost subjektu údajů podle předchozího odstavce shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný stav.
5. Subjekt údajů je dále oprávněn požadovat výmaz jeho osobních údajů v kterémkoliv z těchto případů:
a/ jeho osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
b/ subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
c/ subjekt údajů vznese námitky proti zpracování dle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
d/ osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
e/ osobní údaje musí být vymazány ke splnění povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje, s výjimkami případů zakotvenými v ustanovení čl. 17 odst. 3 GDPR.
6. Subjekt údajů má právo na omezení zpracování osobních údajů v kterémkoliv z těchto případů:
a/ subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost údajů ověřit,
b/ zpracování osobních údajů je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
c/ subjekt údajů již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
d/ subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů dle čl. 21 odst. 1 GDPR, a to na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
7. Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů v případech, kdy je to nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen anebo kdy je to nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, vč. profilování založeného v těchto případech.
8. Subjekt údajů má i právo na přenositelnost údajů, tj. možnost získat osobní údaje, které subjekt údajů jako správci poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu, a tyto údaje může následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.
9. Subjekt údajů je oprávněn podat stížnost v případě pochybností, že jsou správcem zpracovávány osobní údaje v rozporu s GDPR. Dozor nad ochranou osobních údajů vykonává Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem v Praze.
V. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. Tato směrnice je uložena u správce.
2. Práva a povinnosti výslovně neupravená v této směrnici se přiměřeně řídí ustanoveními platných právních předpisů.
3. Správce je povinen členy SVJ a uživatele bytů informovat o přijetí této a o změně této směrnice, a to na členské schůzi SVJ.
4. Tato vnitřní směrnice byla vydána dne 31.05.2022 a téhož dne nabyla platnosti a účinnosti.
.
Projednáno na členské schůzi SVJ dne: 31.5.2022
Výbor SVJ pro dům Mikuláškovo nám. 573/12 a 574/13 v Brně
se sídlem Brno, Mikuláškovo nám 574/13, PSČ 625 00
IČ: 29278112, zapsané u Krajského soudu v Brně, v oddíle S, vložka 8715