OSOBNÉ LISTY
OSOBNÉ LISTY
Listy, ktoré k rôznym osobným a pracovným príležitostiam píšu pracovníci svojim spolupracovníkom, upevňujú vzťahy pracovníkov k organizácii a posilňujú citové stránky v pracovných kolektívoch. Patria k nim listy:
• blahoprajné, k Novému roku,
skončeniu štúdia,
mimoriadnym pracovným úspechom,
významnému životnému jubileu,
získaniu štátneho vyznamenania,
zvoleniu do funkcie,
sobášu,
narodeniu dieťaťa a pod.,
• ďakovné za
dlhoročnú prácu v organizácii pri odchode do dôchodku, dlhoročnú prácu v organizácii pri prechode na iné pracovisko, splnenie mimoriadnych pracovných úloh, spoluprácu alebo pomoc a pod.,
• sústrastné
pozostalej manželke (manželovi) pri úmrtí pracovníka organizácie, organizácii pri úmrtí pracovníka, s ktorým sme mali pracovné kontakty, pri úmrtí významných osôb a pod.,
• odporúčajúce pre
pracovníkov pri prechode na iné pracovisko,
pracovníkov na štúdium,
študentov na ďalšie štúdium a pod.,
• pozývacie (ukážka č. 335) na
výročie založenia organizácie,
udelenie vyznamenania,
mimoriadne zasadnutie,
stretnutie s bývalými pracovníkmi organizácie, výstavy a pod.,
• ospravedlňujúce (ukážka č. 336) za neúčasť na
poradách,
konferenciách, oslavách, výstavách a pod.
Zlepšovanie medziľudských vzťahov v organizácii je jednou z hlavných povinností vedúcich pracovníkov. Skutočný záujem o ľudí má mobilizačný účinok. Dobrý vedúci pracovník sa usiluje získať a nadchnúť pre plnenie úloh všetkých pracovníkov. Musí si uvedomiť, že k ľuďom treba pristupovať individuálne, že im treba dodať sebavedomie, aby využívali svoje osobné kvality a rozvíjali svoju osobnosť.
Dobré ľudské vzťahy treba rozvíjať aj v oblasti vonkajšieho styku. Organizácie nie sú schopné zabezpečiť zložité úlohy samy, bez spolupráce s ostatnými organizáciami. Pri rôznych významných výročiach, mimoriadnych pracovných úspechoch sa vyskytne možnosť vyjadriť uznanie partnerskej organizácii, poďakovať sa za doterajšiu spoluprácu, a tým prehĺbiť a upevniť osobné vzťahy medzi organizáciami.
Osobný list má charakter osobného rozhovoru s priateľom, ktorému chceme povedať to, čo k nemu cítime, tlmočiť mu náš vzťah vo chvíľach jeho radosti, šťastia alebo zármutku. Písať dobré osobné listy patrí k umeniu zaobchádzať s ľuďmi, k umeniu vzbudiť ich záujem a získať si ich sympatie. Takéto listy nemožno písať v náhlivosti, bezmyšlienkovite, ako nepríjemnú povinnosť. Pisateľ sa musí na ich obsah plne sústrediť a venovať ich príprave potrebnú pozornosť. Vhodne napísaný osobný list má často väčšiu cenu, ako formálna materiálna pozornosť. List je trvalou pamiatkou na uznanie za prácu, pripomína významné životné jubileum a podobne.
ÚPRAVA OSOBNÝCH LISTOV
sa podstatne líši od úpravy obchodných listov (ukážka č. 341). Ide najmä o tieto zásady:
1. Osobné listy sa píšu na listový papier s osobitnou predtlačou, ktorá má v ľavom hornom rohu označenie podniku (vhodne graficky upravené). Nad predtlač sa dopíše konkrétne meno a funkcia pisateľa listu.
2. Listový papier má mať vynikajúcu kvalitu a formát A4. Píše sa riadkovačom 1,5 alebo aj 2.
3. Adresa príjemcu sa píše v ľavom dolnom rohu od zvislice nastavenia listu rovnako, ako v obchodných listoch, bez uvedenia PSČ.
4. Miesto a dátum listu sa píše v pravom hornom rohu vo vzdialenosti asi 40 mm od horného okraja.
5. Ľavý aj pravý okraj listu má 30 mm.
6. Odvolacie údaje sa na osobný list nepíšu. V prípade potreby treba sa odvolávať na predchádzajúci list priamo v osobnom liste.
7. List začína oslovením Vážený pán (pani) alebo iným vhodným oslovením asi 80 mm od horného okraja. Oslovenie sa píše vždy od ľavej zvislice nastavenia listu a za ním sa dáva čiarka, nie výkričník.
Prvá veta listu je súčasťou oslovenia, preto začína malým písmenom so zarážkou 5 úderov (odsek).
Medzi oslovením a prvým riadkom textu listu sa vynecháva jeden riadok.
8. Pečiatka sa na osobný list nedáva. Aj keď je niekedy podpis odosielateľa nečitateľný, nevypisuje sa na písacom stroji (meno aj s funkciou a titulom je uvedené v záhlaví).
9. Všetky listy, teda aj osobné listy, musia byt napísané bezchybne.
10. Osobné listy sa posielajú v obálkach, na ktorých je rovnaká predtlač odosielateľa ako v záhlaví listového papiera osobného listu.
PhDr. Ján Zálesák vedúci odboru kultúry Obvodný úrad Zvolen Zvolen 24. januára 2007 Vážená pani riaditeľka, dovoľte mi, aby som Vám vo svojom mene ako aj v mene Pri tejto príležitosti sa chcem zamyslieť nad Vaším Teším sa na ďalšiu spoluprácu a ešte raz Vám blahoželám. |